As transmissões e reuniões on-line ganharam destaque como uma alternativa de conectar as pessoas em meio ao isolamento social. Para esta nova prática social, é essencial saber como se portar durante uma reunião e, assim, garantir um evento colaborativo, tranquilo e organizado. As boas práticas na internet, recomendadas para encontros que possuem maior grau formalidade, evitam que aconteçam gafes e/ou interrupções que atrapalhem o andamento da reunião.
Segundo Márcio Carneiro dos Santos, professor dos programas de Mestrado em Comunicação Profissional e Design da Universidade Federal do Maranhão, “a diferença entre ter uma participação positiva ou ser desagradável pode estar nos detalhes, seja a reunião on-line ou presencial”. O professor divide as recomendações em dois momentos: antes e durante a reunião.
Antes de a reunião iniciar, a indicação é controlar o ambiente ao seu redor, ou seja, minimizar as distrações e a falta de foco. Nesse momento, vale avisar e pedir a colaboração de todos que estão em casa, garantindo que ninguém atrapalhe a sua transmissão. Ainda no momento de pré-reunião, a recomendação básica é testar todas as configurações da plataforma, para garantir que o microfone, a câmera e a conexão estejam funcionando corretamente. Este último item pode ser testado em aplicações facilmente encontradas no Google.
Márcio Carneiro dá ainda outras orientações importantes para quem vai participar de reuniões virtuais: evitar posicionar a câmera contra uma fonte de luz, pois pode escurecer o rosto do participante; controlar o barulho; fechar a porta ou, se necessário, mudar de cômodo, para minimizar os ruídos domésticos.
Ao palestrante, recomenda-se organização para que não fuja da pauta, não torne a reunião cansativa, além de definir espaços para perguntas e comentários. É importante também orientar os participantes do evento a utilizar o chat de mensagens – ferramenta incluída em todas as plataformas de videoconferência. Esta é a forma menos intrusiva de participar de uma reunião e que possui diversos fins, como o compartilhamento de links, perguntas e comentários dos participantes, esclarecimento do tema, entre outros.
De acordo com Márcio Carneiro, “no caso do palestrante, o ideal é que ele, nessa fase de planejamento, certifique-se de que a conexão de onde ele irá gerar o material sustente o mínimo possível, para que possa ter tranquilidade em relação a isso”. Uma alternativa para evitar a interrupção por instabilidade na conexão é ter outra rede disponível e salva. Assim, caso a primeira falhe, a segunda irá conectar automaticamente.
Carneiro explica que, após início do evento, é importante “usar o fone de ouvido para evitar um loop de áudio, pois, se você utilizar uma caixa de som, o microfone vai captar esse áudio da caixa e reenviar para a reunião novamente, causando um som muito desagradável”, ressalta. O professor ainda acrescenta não ser necessário entrar na reunião com o microfone ligado. A recomendação é que o participante do evento só ative o som quando for falar, pois os sons no ambiente atrapalham e podem desconcentrar quem está falando.
“Se você chegou atrasado e não está com o controle no ponto, não precisa entrar com áudio e vídeo. Entre, primeiro, só escutando e entenda o que está acontecendo. Leia o chat. Depois que estiver tudo controlado, entre com áudio e vídeo. Em relação ao vídeo, verifique se sua conexão sustenta essa emissão, para você não ficar congelando. Caso ocorra, é melhor desligar o vídeo”, conclui Márcio Carneiro.
Para mais dicas e informações, leia o Guia Básico de Sobrevivência em Reuniões na Internet.
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